Help, ik wil nieuwer gaan werken!
Het nieuwe werken heeft te maken met flexibiliteit. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken is de belofte van het nieuwe werken. En tegenwoordig is dat helemaal hip. Dat klinkt natuurlijk ontzettend mooi maar een gemiddeld Nederlands bedrijf is er vooral op ingericht om 8 uur op dezelfde locatie te werken. Dat is makkelijk, veilig en vooral vertrouwd.
Een webbrowser als uitgangspunt
Dus al zou je flexibeler willen werken, dan moet het natuurlijk wel eerst mogelijk zijn. De flexibiliteit van het nieuwe werken is dat tijd en plaats losgekoppeld worden van functie. Neem bijvoorbeeld de e-mail. Het zou niet uit mogen maken of je nu op je werk zit, achter een Apple van een klant, op de Linuxcomputer van je zoon of op je mobiele telefoon op het terras, als jij bij je informatie zou willen dan moet dat kunnen. Voor e-mail is dit tegenwoordig redelijk goed opgelost. Het wordt pas een uitdaging als we dit gaan toepassen op documenten of nog spannender, ons bedrijfssysteem. Al zouden we dat willen, we kunnen er gewoon niet bij. De flexibiliteit is in dat soort gevallen nog ver te zoeken. Dit komt doordat de meeste systemen ervan uitgaan dat je op kantoor zit. Hoe pas je je bedrijfsysteem aan op het nieuwe werken?
Begin met toegankelijk maken
Zoek programma’s die in een webbrowser functioneren, zodat de verschillende functies die je nodig hebt om je werk te kunnen toegankelijk zijn van elke locatie met een internetverbinding. Zou dat het nieuwe werkende leven niet een stuk aangenamer maken? Zolang je een internetverbinding en een webbrowser hebt kun je nieuw werken. En gelukkig leven wij in een land waarbij internet net zo stabiel als gas, water en licht is geworden. Er komt nu een hele nieuwe generatie werknemers en klanten aan die gewend is om nieuw te werken. Flexibel, altijd overal toegang tot hebben en verbanden leggen waar wij nog geen seconde over hadden nagedacht. De huidige bedrijven zitten met hun handen in het haar met de komst van deze Y-generatie. Heeft iedereen net alles veilig achter rechtengroepen, speciale systemen, remote desktops en VPN beveiligingen gezet, blijkt dit het nieuwe werken in de weg te staan.
Stap voor stap
Een goed begin van het stap voor stap aanpassen van je bedrijfssysteem is het overzetten van de interne Outlook naar professioneel Gmail. Als de nieuwe stagiair met zijn Apple laptop binnenkomt dan is dat voortaan geen probleem meer.
Een tweede, grotere stap is het vindbaar en deelbaar maken van informatie. Denk niet na over hoe je informatie opslaat, maar denk na hoe je het terug kunt vinden. Maak informatie vindbaar en deelbaar, samenwerken begint met delen. Daar is een persoonlijke wil en vertrouwen voor nodig, maar ook de technische middelen waarmee dit mogelijk wordt. In de wondere wereld van interne wiki’s, intern twitteren en het volledig webbased werken wordt het nieuwe werken stap voor stap een realiteit.
De nieuwe openheid en het delen van informatie is in het begin even wennen voor alle collega’s. Over één ding wordt door steeds meer bedrijven hetzelfde gedacht: Dit hadden we veel eerder moeten doen. Toch zijn veel ondernemers bang dat de overgang naar het nieuwe werken technisch niet soepel verloopt. Het kan dan prettig zijn hulp te gebruiken van een externe partij die er verstand van heeft, zoals Presis. Presis helpt bedrijven online te gaan werken. Niet alles in één keer, maar stap voor stap. Kijk voor meer informatie eens op www.presis.nl.
(Enjoy Business, juni 2011)